J.- Activos Diferidos

Los diferidos representan costos o gastos por pagar que no se cargan en el período en el cual se efectúa el desembolso sino que se pospone para cargarse en períodos futuros, aplicando el principio contable de la asociación de ingresos y gastos. Representan también bienes o servicios recibidos, de los cuales se espera recibir beneficios en períodos futuros.

 Los activos diferidos pueden clasificarse en dos grupos, dependiendo de su realización: los gastos pagados por anticipado y los cargos diferidos.

 Gastos pagados por anticipado

 Son erogaciones realizadas por la empresa por concepto de gastos que corresponden a varios períodos futuros. En este grupo se encuentran por ejemplo, los siguientes: Seguros pagados por anticipado, intereses sobre obligaciones financieras descontados por anticipado, arrendamientos, contratos de mantenimiento y demás desembolsos sobre los cuales se recibirán bienes o servicios en el futuro.

 Esta cuenta representa el valor de los gastos pagados por anticipado, por el ente económico en el desarrollo de su actividad, los cuales deben amortizarse durante el período en que se reciben los servicios.

 La compañía Manufacturera S.A. adquiere el 15 de enero del año 04 una póliza de seguros contra incendio por un año para su local, por valor de $1.800.000.

El registro contable será el siguiente: 

Fecha Código Cuenta Débito Crédito
ENE. 15 170520111005 Seguros pagados por anticipadoBancos 1.800.000  1.800.000

 El registro debe causarse para cada uno de los doce meses la parte correspondiente y no afectar el resultado del mes, en este caso de enero con la totalidad del desembolso.

 La disminución de esta cuenta se hace mediante la amortización, o causación del gasto por el servicio prestado en cada período y afecta el resultado del ejercicio.

 En este caso, la póliza tiene un valor de $1.800.000, que dividido en 12 meses da un valor mensual de $150.000 como cuota de amortización o $3.000 por día.

 Si la póliza fue adquirida el 15 de enero, al cierre del 31 de enero deben causarse los resultados de este mes amortizando el valor correspondiente a esos 15 días en los cuales se estuvo recibiendo el servicio.

  1.800.000    =  $5.600 por 15 días transcurridos =  $75.000

         360

Su registro contable sería el siguiente:

Fecha Código Cuenta Débito Crédito
ENE. 31 516515170520 Gastos amortización segurosSeguros pagados por anticipado  75.000  75.000

Para el siguiente mes de febrero, la amortización será de un mes completo. Su cálculo entonces será:

            $1,800.000   =  $5.000 x 30 = $150.000

                  360

El registro contable será el siguiente:

Fecha Código Cuenta Débito Crédito
Feb. 28 516515170520 Gastos amortización- segurosSeguros pagados por anticipado      150.000    150.000

 Otro rubro de mayor aplicación es el de los intereses sobre obligaciones financieras pagadas por anticipado.

La Perla Ltda. Adquiere el 1 de febrero del año 04, un préstamo del Banco Latino por valor de $10.000.000 con un plazo de un año, cuotas trimestrales, con intereses del 28% anual, pagaderos trimestre anticipado.

El cálculo de los intereses que el banco descontará por el primer trimestre en forma anticipada lo hará con la fórmula de interés simple así:

                             Interés =  capital x tiempo x tasa de interés

                                                                 360 días

Donde:

Capital   = $10.000.000

Tasa de interés =28% anual

Tiempo = 90 días

Entonces se tiene:

                                               $10.000.000 x 28% x 90  = $700.000

                                                               360

Su registro contable será el siguiente:

Fecha Código Cuenta Débito Crédito
Feb. 1 111005170505210510 BancosIntereses pagados por anticipadoObligaciones bancarias   9.300.000     700.000   10.000.000

 El valor de $700.000 de interés corresponde al período de febrero 1 al 30 de abril; por tanto, deben causarse los resultados con ese valor en los próximos tres meses así:

El valor a causar durante el mes de febrero será el siguiente:

                                 $7000.000  =  $7.777 x 30 días  = 233.333.

                                        90

Su registro será el siguiente:

Fecha Código Cuenta Débito Crédito
Feb. 28 530520170505 Gastos-amortización de interés bancarioIntereses pagados por anticipado 233.333  233.000

 Cargos diferidos

 En este grupo pueden considerarse conceptos como: Gastos de organización y preoperativos, estudios y proyectos, papelería y útiles de oficina, programas o software de computador, mejoras en propiedades ajenas, propaganda y publicidad, etcétera.

Esta cuenta representa los costos y gastos en que incurre la empresa en las etapas  de organización, construcción y desarrollo.

a- Gastos preoperativos

 Son aquellas erogaciones o gastos que se producen en las empresas antes de comenzar a desarrollar operaciones que generan ingresos, como contratación de personal, estudios de mercado, organización en sus aspectos administrativos,  etcétera.

Estos gastos deben amortizarse en un tiempo prudencial de acuerdo con las etapas de desarrollo de la empresa Por lo general, se amortizan en un plazo de hasta cinco años.

EJEMPLO.

La Perla Ltda. Invirtió en su etapa preoperativa del primer año, por concepto  de gastos de personal, desarrollo de procesos administrativos, implementación de procesos comerciales, un total  de $15.650.

En enero de 2xxx, $ 2.650.000; en marzo/2xxx, $ 5.000.000 y en  mayo/2xxx, $ 8.000.000. Por decisión de la administración, estos gastos se amortizaran en cinco años.

El registro contable de los desembolsos serán los siguientes:

Fecha Código Cuenta Débito Crédito
Feb/2xxx 1710171004111005 Cargos diferidosGastos preoperativosBancos  2.650.000  2.650.000

 

Fecha Código Cuenta Débito Crédito
Mar2xxx  171004111005 Cargos diferidosGastos preoperativosBancos  5.000.000  5.000.000
Fecha Código Cuenta Débito Crédito
May/2xxx  171004111005 Cargos diferentesGastos preoperativosBancos  8.000.000  8.000.000

 Al cierre del ejercicio el saldo de la cuenta será $ 15.650.000.

La amortización de estos gastos por decisión administrativa se hará en cinco años.

El cálculo de la amortización será:

           Valor del gasto      . =             $ 15.650.000   . = $ 3.130.000 por año

        Numero de años                             5                  

Esto quiere decir, que el gasto por concepto de preoperetivos por cada año será $ 3.130.000.

El registro contable será el siguiente:

Fecha Código Cuenta Débito Crédito
Dic. 31  516515171004 Gastos – Amortización de gastos preoperativos.Cargos diferidos – GastosPreoperativos  3.130.000  3.130.000

 b. Mejoras a propiedades ajenas:

 Esta  cuenta todos los gastos efectuados en el acondicionamiento, de acuerdo con las necesidades de los bienes arrendados como edificios, locales, terrenos, etcétera.

Es normal que este tipo de erogaciones se presente, y la base para su amortización esta por el número de años de duración del contrato o el numero de años de vida útil de las mejoras, la que sea mas corta.

Durante el año 01. la compañía ABC Ltda. Tomó en arrendamiento por dos años un local comercial. Para empezar a funcionar fue necesario hacer algunas modificaciones y adaptaciones así:

Junio/01: elaboración de módulos para oficinas por valor de $4.800.000.

Julo/01: instalaciones eléctricas y telefónicas por valor de $!.800.000.

Julo/01: pintura general del local por valor de $1.500.000.

Los registros contables serán los siguientes:

Elaboración de módulos para las oficinas:

Fecha Código Cuentas Débito Crédito
Jun. 01 171024111005 Cargos diferidos- Mejoras en propiedad ajenaBancos moneda Nacional  4.800.000  4.800.000

 Instalaciones eléctricas y telefónicas:

Fecha Código Cuentas Débito Crédito
Jul. 01 171024111005 Cargos diferidos – mejoras en propiedad ajenaBancos – moneda nacional  1.800.000  1.800.000

 Valor pintura del local:

Fecha Código Cuenta Débito Crédito
Jul. 01 171024 Cargos diferidos mejoras en propiedad ajena  1.500.000  1.500.000

 Para el cálculo de la amortización debe tomarse en consideración el tiempo de duración del contrato que en este caso es de dos años .

Valor de la amortización:

                                       Valor del gasto   =    $8.100.000   =    $4.50.000

                                         Numero años                  2

El registro contable será el siguiente:

Fecha Código Cuenta Débito Crédito
Di.   31 516515171024 Gastos amortización –mejoras en propiedad ajena- Cargos diferidosMejoras en propiedad ajena.  4.050.000  4.050.000

 c- Gastos de publicidad y mercadeo

 La, publicidad, generalmente, está  dirigida a la obtención de ingresos en forma inmediata, pero también puede darse con antelación al lanzamiento de un nuevo producto al mercado.

Determinar el efecto de una campaña publicitaria en el tiempo inmediato y futuro es casi imposible; por tanto, su amortización deberá hacerse en un tiempo prudencial sin exceder períodos.

Ejemplo:

La Compañía Moderna S.A. efectúa pagos por concepto de publicidad y mercadeo así:

Febrero 20/01: paga a Publicidad Siglo XX los avisos en prensa por valor de $1.350.000.

Febrero 25/01: paga la elaboración de un estudio de mercado para sus productos por valor de $4.600.000

Marzo 10/01: paga la suma de $15.000.000 por publicidad en televisión.

Marzo 15/01: paga por publicidad en radio la suma de $3.000.000.

Los registros contables serán los siguientes:

Valor de los avisos de prensa

Fecha Código Cuenta Débito Crédito
Feb. 20 171044111005 Cargos diferidos- propaganda y publicidadBancos –Moneda nacional  1.350.000  1.350.000

 Valor del estudio de mercados

Fecha Código Cuenta Débito Crédito
Feb. 25 171044111005 Cargos diferidos – propaganda y publicidadBancos – moneda Nacional  4.600.000   4.600.000

 Valor de la publicidad en televisión:

Fecha Código Cuenta Débito Crédito
Mar. 10 171044111005 Cargos diferidos – propaganda y publicidadBancos – moneda Nacional  15.000.000   15.000.000

 Valor de la publicidad en radio:

Fecha Código Cuenta Débito Crédito
Mar. 15 171044111005 Cargos diferidos – propaganda y publicidadBancos – moneda Nacional   3.000.000   3.000.000

 El saldo al cierre del mes de marzo del año 01 es $23,950.000.

Considerando el efecto y duración de estos gastos, la política de la empresa es diferirlos durante los años 01y02. Se tendrá entonces el siguiente cálculo:

Valor del diferido: $23.950.000.

                                       Amortización  = $23.950.000   =  $1.197.500 por mes

                                                                         20

Para el año 01, el cálculo de la amortización será el siguiente:

$1.197.500 x 8 meses =$9.580.000

Su registro contable será el siguiente:

Fecha Código Cuenta Débito Crédito
Dic. 31 516515171044 Gastos operacionales – propaganda y publicidadCargos diferidos- propaganda y publicidad   9.580.000   9.500.000

 d- Programas de computador

Esta cuenta representa, el valor de la inversión realizada en la adquisición o desarrollo de programas administrativos, financieros, contables o comerciales para ser utilizados en la empresa.

Ejemplo

La Compañía Comercializadora Ltda. Adquiere para el funcionamiento administrativo, contable y comercial de la empresa, varios programas así:

Enero 25/01: adquiere licencias de sistemas operativos para varios usuarios por valor de $5.400.000.

Enero 30/01: adquiere software administrativo que le permitirá administrar los procesos de facturación, inventarios, cuentas por cobrar, contabilidad, estadísticas, etcétera. Por valor de $18.000.000.

Los registros contables serán los siguientes:

Adquisición de licencias:

Fecha Código Cuenta Débito Crédito
ENE. 25 171016111005 Cargos diferidos- programas de computadorBancos  5.400.000   5.400.000

 Compra de software:

Fecha Código Cuenta Débito Crédito
ENE. 30 171016111005 Cargos diferidos- programas de computadorBancos  18.000.000   18.000.000

 El saldo de la cuenta al final es $23.000.000.

Por ser un cargo diferido, este valor debe amortizarse, como se anotó, en un tiempo máximo de tres años, dependiendo de la vigencia de la aplicación de esos procesos.

En este caso va a diferirse el activo en un tiempo de dos años.

Cálculo de la amortización:

Valor del software: $23.400.000

Número de años: dos

Cuota de amortización  =  Costo del activo  = $23.400.000  = $11.700.000 por año

                                             No. De años                 2

La amortización por el año 01 será la siguiente:

Valor amortización anual: $11.700.000/12 meses = $975.000.

Meses transcurridos en 2.000 = 11.

Valor de la amortización por 2001 = 975.000x 11 = $10.725.000.

El registro contable será el siguiente:

Fecha Código Cuenta Débito Crédito
Dic. 31 516515171016 Gastos operacionales- programas de computadorProgramas de computador  10.725.000   10.725.000

 ACTIVIDAD

 El 1 de enero, Omega Ltda. Invirtió en su etapa preoperativa, por concepto de estudios de factibilidad de un proyecto $32.500.000. Por decisión de la administración estos gastos se amortizaran en cinco años. Realizar las transacciones de registro preoperativos y su amortización.

Alfa Ltda., adquiere en julio 15 los derechos, de explotación de una marca, por un tiempo de cinco años `por valor de $100.000.000. El 30 de julio pagó por honorarios para su registro la suma de $2.250.000. Realizar el registro de las transacciones y su amortización.

- El 15 de marzo, Beta Ltda., adquiere licencias de sistemas para su proceso de inventario por valor de $50.000.000 que se difiere en término de dos años. Realizar el registro de las transacciones y su amortización.

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