K.- Comprobantes De Contabilidad

¿Qué son los comprobantes de contabilidad?

 Los comprobantes de contabilidad son documentos utilizados para resumir los hechos económicos plasmados originalmente en los soportes. Los comprobantes deben de ser preparados consecutivamente, con indicación de las personas que los elaboren y en idioma castellano, así los documentos que los soporten estén expedidos en otro idioma deben prepararse comprobantes con una periodicidad diaria, semanal, quincenal o mensual.

 Los registros en libros de contabilidad deben guardar la debida correspondencia con los comprobantes.

Los documentos privados que respaldan asientos contables en libros debidamente registrados no requieren el establecimiento de su autenticidad y fecha cierta para surtir efectos proba 

 FORMATO DE COMPROBANTE 

CODIGO DETALLE  PARCIALES DEBE HABER
111011100511100501

1105

110505

BANCOSMoneda nacionalBanco del comercio

CAJA

Caja general

SUMAS IGUALES

 1,540,0001,540.000   1,540,0001,540.000   1,540,0001,540.000

 LIBROS DE CONTABILIDAD

 ¿Qué libros de contabilidad están obligados a llevar los comerciantes?

 Los estados financieros de una empresa se fundamentan en los libros de contabilidad, en donde previamente se han efectuado los asientos provenientes de los comprobantes, los que a su vez se soportan en los documentos fuente anteriormente explicados.

 Los comerciantes están en la obligación de llevar libros de contabilidad, estos son: Principales y Auxiliares. Los primeros, deben estar registrados en la cámara de comercio de la localidad correspondiente al domicilio del comerciante o de la empresa; podrán ser hojas removibles, previamente numeradas y archivadas en orden. Los segundos no requieren registro.

 CLASES DE LIBROS DE CONTABILIDAD:

 En la práctica puede hablarse de dos clases de libros de contabilidad:

 a)       Los libros de contabilidad principales.

 b)      Los libros de contabilidad auxiliares. 

 LOS LIBROS DE CONTABILIDAD PRINCIPALES

Aunque ni en la legislación contable, ni en la mercantil, se han establecido cuales son los libros de contabilidad que deben llevar los comerciantes, la doctrina y la costumbre mercantil han señalado los siguientes libros como necesarios o indispensables más que obligatorios.

1.   LIBRO DIARIO

Mediante este libro se satisface el registro cronológico y consecutivo de las operaciones de un ente económico, bien sea en forma individual o por resúmenes globales, para luego trasladar los movimientos debitos o créditos de las cuentas, al libro mayor o de balances. Se distingue por su diseño columnario doble para el registro del resumen de las operaciones mercantiles por cada una de las cuentas y, con base en la identificación de cada uno de los comprobantes que soportan tales asientos.

Una de las principales características de este libro es el del diseño en columnas dobles para registrar en ellas los valores débito y crédito que resultan del resumen de las transacciones.

El número de columnas varía de acuerdo con las necesidades y el número de cuentas que se utilizan en la contabilidad para cada empresa.

EL DISEÑO DEL LIBRO INCLUYE:

  • Primera columna: corresponde al año de las operaciones.
  • Segunda columna: descripción o detalle.
  • Tercera columna: para el número de comprobante.
  • Cuarta columna: a partir de ésta, en columnas dobles para registro de los movimientos débitos y créditos de cada cuenta.

MANEJO DEL LIBRO DIARIO COLUMNARIO:

En orden consecutivo se registran los comprobantes de resumen o de diario, correspondientes a las operaciones de cada período, anotando los valores débitos y créditos de las cuentas mayores.

Cuando termina el ciclo contable se suman las columnas con los valores débitos y créditos, para luego trasladarlos al libro mayor.

2.   LIBRO MAYOR Y BALANCES 

En este libro se registra mensualmente el resumen de todas las transacciones de la empresa por cada una de sus cuentas, de acuerdo con se movimiento debito y crédito, para así obtener unos saldos finánciales, los que son la base para preparar los estados financieros básicos: balance general, estado de resultados, estados de flujos de efectivo, estado de cambios en la situación financiera y estado de cambios en el patrimonio.

LAS CARACTERÍSTICAS DE SU DISEÑO SON LAS SIGUIENTES:

  • Primera columna: para anotar el código de la cuenta.
  • Segunda columna: nombre de la cuenta.
  • Tercera columna: debe ser doble para los saldos anteriores, tanto débitos como créditos.
  • Cuarta columna: debe ser doble para anotar el movimiento de las operaciones débito y crédito del mes, trasladados del diario columnario.
  • Quinta columna: debe ser doble, para determinar los nuevos saldos débito o crédito de las cuentas, teniendo en cuenta su naturaleza.

MANEJO DEL LIBRO MAYOR Y BALANCES:

Se trasladan del libro diario la suma de los débitos y créditos a cada una de las cuentas del mayor en la columna de movimiento del mes. Teniendo en cuenta los saldos del balance anterior, se procede a determinar los nuevos saldos de las cuentas que pasan para el mes siguiente, de la siguiente forma:

  • A las cuentas cuyo saldo anterior sea débito, se les suma el movimiento y les resta el movimiento crédito del mes, y se obtiene el nuevo saldo que será débito en condiciones normales.
  • A las cuentas cuyo saldo anterior sea crédito, se le suma el movimiento crédito del mes y se les resta el movimiento débito, y se obtiene el nuevo saldo que será crédito en condiciones normales.
  • Las cuentas que no presentan movimiento durante el mes pasan al mes siguiente con el mismo saldo.
  • Las cuentas que no traen saldo anterior, pero tienen movimiento durante el mes, su saldo será la diferencia entre el débito y el crédito.
  • Una vez efectuado este proceso, se suman los movimientos débito y crédito del mes y deben dar sumas iguales. Lo mismo se hace con la columna de los nuevos saldos, que se convierten en el saldo anterior para el mes siguiente. Este proceso es repetitivo para cada período. Siempre deben dar sumas iguales las sumatorias de las columnas débito y crédito

3.   LIBRO DE INVENTARIOS Y DE BALANCES

Este libro se utiliza para registrar el inventario general de iniciación de una empresa, así como los balances generales de los ejercicios siguientes, en una forma discriminada, de tal manera que permita identificar la composición de cada uno de los saldos de las cuentas intervinientes.

Este libro se utiliza para registrar el inventario de iniciación y los balances generales de cada uno de los ejercicios.

Su manejo entonces será de una sola vez por año. En el se resume el balance general en una fecha determinada, es decir diciembre 31 y se presenta los saldos de las cuentas del activo, pasivo y patrimonio en forma global.

Este libro debe tener cinco columnas con las siguientes características:

  • Primera columna: código de la cuenta y subcuenta.
  • Segunda columna: para el nombre de las cuentas.
  • Tercera columna: corresponde a los parciales de las subcuentas.
  • Cuarta columna: corresponde al valor del saldo de las cuentas deudoras.
  • Quinta columna: corresponde al valor de las cuentas acreedoras.
CODIGO CUENTA PARCIAL DEBITO CREDITO
11105110505

1435

1524

1540

2

2205

3

3115

ActivoCajaCaja general

Inventario de mercancías

Equipo de oficina

Equipo de transporte

Pasivo

Proveedores

Patrimonio

Aportes sociales

Sumas iguales

 10,000,000  10,000,00025,000,000

15,000,000

40,000,000

90,000,000

 20,000,00070,000,000

90,000,000

LIBROS AUXILIARES

Son los necesarios para el correcto análisis e interpretación de los libros principales: sirven para detallar en forma clara y concisa, el registro de las operaciones mercantiles que han sido plasmadas en cada uno de los libros principales. Ejemplos de libros auxiliares son: libro de bancos, libro de cuentas por pagar, libro de cuentas por cobrar, libro de compras, libro de ventas, etc. Pueden ser llevados en hojas removibles y empastadas, de acuerdo con la organización de la empresa.

Estos libros auxiliares tienen las siguientes características:

Constan de seis columnas así:

  • Primera columna: para la fecha de la transacción.
  • Segunda columna: para anotar el detalle de cada transacción.
  • Tercera columna: número de comprobante
  • Cuarta columna: para registrar los movimientos débitos.
  • Quinta columna: para registrar los movimientos créditos.
  • Sexta columna: para determinar los saldos de las cuentas.

Estos libros auxiliares cuando el proceso es manual pueden llevarse en hojas sueltas o empastadas, según la organización de la empresa.

Hoja de libro auxiliar  con saldo débito:

 EMPRESA COMERCIAL ANDINA LTDA NIT: 860830415-2

Libro auxiliar Clientes

Cliente: Sonia López Nit  30.708.111-2                                       Código: 13050525

FECHA DETALLE C.D DEBE HABER SALDO
ENE  03ENE  05ENE   10

ENE  20

ENE   27

ENE   30

ENE   30

ENE   30    

Saldo anteriorVenta a crédito, factura 1616Abono a deuda, recibo No. 075

Venta a crédito, factura No. 1709

Abono a deuda, recibo No. 090

Venta a crédito, factura No. 1810

Registro anterior anulado

Asiento correcto: venta, Fac. 1810

 0509

17

21

25

240.000100.000133.000

180.000

185.000

 140.000150.000

180.000

240.000340.000200.000

333.000

183.000

363.000

183.000

368.000

Hoja de libro auxiliar con saldo crédito

     EMPRESA COMERCIAL ANDINA LTDANIT: 860830815-2Libro auxiliar Proveedores Nacionales.

Proveedor: Distribuidora Indumoda                                                 Código: 220515

Nit.  890403001-0

Fecha Detalle C.D Debe Haber Saldo
ENE 03ENE 06ENE 10

ENE 22

ENE 30

ENE 31

ENE 31

ENE 31

Saldo anteriorCompra a crédito, factura No.8275Abono a deuda s/n c.d. No. 216

Compra a crédito, factura   9001

Abono a deuda, s/n c.d. No 273

Compra a crédito, factura 9830

Registro anterior anulado

Asiento correcto, compra a crédito fac. No. 9830

 0609

18

24

25

 250.000319.000

400.000

360.000190.000389.000

400.000

450.000

360.000550.000300.000

689.000

370.000

770.000

370.000

820.000

Algunos tipos de auxiliares 

  • Cuenta control: Las empresas que realizan operaciones mercantiles con numerosas personas naturales y jurídicas, necesitan detallar  y ampliar la información de una cuenta en varias subcuentas; para evitar inconvenientes se abre una cuenta control, en la que se registran los valores totales del movimiento débito o crédito de cada cuenta principal, tomados de las columnas de totales débitos y créditos del comprobante de diario de contabilidad
EMPRESA COMERCIAL ANDINA LTDA.NIT. 8603830415-2Libro auxiliar de Bancos

Cuenta control                                                                           Código: 1110

Fecha  Detalle C.D Debe Haber Saldo
Ene. 03Ene. 05Ene. 05

Ene. 10

Ene. 10

Comprobante de aperturaComprobante de diarioComprobante de diario

Comprobante de diario

Comprobante de diario

010303

07

07

2.500.000   500.0001.200.000  1.100.000   900.000 2.500.0003.000.0001.900.000

3.100.000

2.200.000

B. Subcuentas: En los libros auxiliares se registran los valores correspondientes a as subcuentas. La información se toma del comprobante de contabilidad. Los saldos de las subcuentas deben coincidir con el saldo de la cuenta mayor o de control.

EMPRESA COMERCIAL ANDINA LTDA. NIT.860830415-2Auxiliar de Bancos

Bancomercio NIT.: 860002964-4                                            Código: 11100501

Fecha Detalle C.D Debe Haber Saldo
ENE. 03ENE. 05ENE. 05

ENE. 10

ENE. 10

Comprobante de aperturaConsignación recibo No. 567Cheque No. 487-Comprob .pago 060

Consignación s/n recibo No. 1234976

Cheque No.488 a proveedor. Eléctricos S.A: Comprobante de pago 066

010303

07

07

1.500.000  350.000750.000  700.000400.000 1.500.0001.850.0001.150.000

1.900.000

1.500.000

 

CORRECCIÓN DE ERRORES

PUEDEN PRESENTARSE UNO O VARIOS CASOS:

 

EMPRESA COMERCIAL ANDINA LTDA.NIT. 860830415-2Auxiliar de Bancos

Banco Industrial Colombiano

NIT. 890903938-8                                                                     Código: 11100501

FECHA DETALLE C.D DEBE HABER SALDO
ENE. 03ENE. 05ENE. 05

ENE. 10

ENE. 10

Comprobante de aperturaConsignación recibo No. 73428815Cheque No. 845 a provee. Comp.061

Consignación según recibo No. 7343020

Cheque No. 846 comp. De pago 065

010303

07

065

1.000.000  150.000   450.000  400.000500.000 1.000.0001.150.000   750.000

1.200.000

   700.000

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  • Omisión de uno o varios asientos contables: se registran en la fecha en que se advirtieren, sin alterar el orden cronológico, escribiendo la fecha de la omisión en el detalle.
  • Error en registro de la cantidad: cualquier error en los asientos se corrige con un nuevo asiento:

 Para anular el asiento errado, contabilizar la misma cantidad en la columna contraria y         

 Registrar luego el asiento correcto. 

  • Registro en otra cuenta: en este caso se anula el registro en la cuenta equivocada, por medio de un nuevo asiento, registrado en la columna contraria y se contabiliza el asiento correcto en la cuenta que corresponda.
  • Error en la fecha: en este caso, como no puede alterarse el orden cronológico, se anula el asiento con la explicación correspondiente y se registra un nuevo asiento indicando la fecha correcta.

Deja un comentario

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión / Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión / Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión / Cambiar )

Google+ photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google+. Cerrar sesión / Cambiar )

Conectando a %s


Seguir

Recibe cada nueva publicación en tu buzón de correo electrónico.

Únete a otros 25 seguidores

A %d blogueros les gusta esto: