M.- Contabilización De los Recursos Del Disponible

¿Qué son los activos corrientes?

 Se considera, normalmente, como corto plazo el período de un año. Los activos corrientes se registran en el balance general por orden de liquidez.

 CAJA

Esta cuenta representa el dinero efectivo o en cheque de propiedad de la entidad, en moneda corriente o en moneda extranjera disponible en forma inmediata.

Control  interno de caja

Para el desarrollo normal de las operaciones del negocios se hace indispensable poseer niveles adecuados de efectivo y a su vez establecer los controles necesarios para salvaguardar este efectivo.

Algunos de los elementos de control recomendados serían los siguientes: 

  • Evitar lo posible que las personas que     reciban el dinero  el dinero sean las mismas que lo contabilicen.
  • verificar que los desembolsos sean aprobados por .la persona autorizada.
  • Consignar diariamente los dineros recibidos.
  • Establecer por escrito políticas claras sobre cuantías máximas autorizadas para pagos en efectivo.
  • Establecer fondos de caja menor para pagos de poca cuantía.
  • Efectuar arqueos de caja sorpresivos.
  • Elaborar informes diarios del movimiento de ingresos y egresos del efectivo.

Caja menor

Dinámica
Se  debita Se acredita
- Por el valor de la constitución del fondo de caja menor - por la reducción del monto del fondo de caja menor
- Por el incremento en el valor de fondo - Por la cancelación definitiva del fondo de caja menor               

Se utiliza como un fondo fijo de efectivo disponible para comprar y pagar gastos de menor cuantía que no justifican la elaboración de un cheque. El manejo contable de la caja menor es el siguiente:

1. Apertura de caja menor: Se elabora un cheque a nombre del funcionario encargado de manejarlo, quien lo cambia en billetes y fracciones. El registro contable será:                                                  

Cuenta Débito Crédito
Caja menorBancos xxxxx  xxxxx

Por cada pago efectuado en efectivo por caja menor debe elaborarse un documento soporte.

2- Reembolso de caja menor y contabilización: el funcionario encargado de manejar la caja menor elabora una planilla informando en detalle todos los conceptos pagados con sus soportes.

Contabilización de los egresos por caja menor: se carga a cada concepto de gastos por el valor correspondiente a las compras y gastos según los soportes de caja menor y se hace un crédito a la cuenta bancos.

Cuenta Débito Crédito
GastosBancos xxxx  xxxx

3- Aumentos y disminuciones del  fondo de caja menor: en muchas ocasiones se presentan demasiados reembolsos, lo que complica el manejo contable. Para subsanar esto se debe incrementar el fondo fijo de manera que su reembolso sea máximo de 2 veces al mes; también se presenta el caso contrario y entonces se debe disminuir el fondo.

Para aumentar la caja menor se hace el siguiente registro contable: 

Cuenta Débito crédito
Caja menorBancos xxxx  xxxx

Y para disminuir la caja menor se hace el siguiente registro contable

Cuenta Débito Crédito
CajaCaja menor xxxx  xxxx

Arqueo de caja menor

 Periódicamente y en fechas no avisadas, debe hacerse “cuadre” de fondos contando el efectivo disponible en ese momento y sumando los vales y recibos o facturas de compra,

Totalizando el valor de los recibos con el efectivo contado. La sumatoria debe ser igual al fondo fijo. Si se presentan diferencias se procede así:

a. Sobrantes de efectivo: se retira de la caja menor y se ingresan en la empresa como aprovechamiento para la empresa:

Cuenta Débito Crédito
CajaIngresos no operaciones xxxx  xxxx

b. Faltante de efectivo: Se le cobra al empleado encargado del manejo, ordenándole el  reintegro del dinero o se deduce por nómina.

Cuenta Débito Crédito
Cuentas por cobrar empleadosBancos xxxx  xxxx

ACTIVIDAD DE COMPETENCIA

El Zapato de Lugo Ltda. Constituye su fondo de caja menor por $900.000, con el cheque del Bancomercio.

Efectúa los siguientes desembolsos por caja de menor:

Supermercado La Montaña, cafetería por $100.000.

Decora flor, flores para oficina por $35.000.

Almacenes el Rey, elementos de aseo por $107.000 + IVA 16%.

Papelería Universal, fotocopias por $96.000 +IVA 16%.

Aeroservice, Portes de correo aéreo por $235.000. 

Elabora recibo de caja menor.

Elabora vales o factura.

Reembolso de caja menor.

Contabilización.

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