G.- Regimenes Común y Simplificado

 

En primer lugar hay que hacer claridad sobre quienes son régimen común y quienes Régimen simplificado y que el Régimen común y simplificado son términos que se aplican única y exclusivamente frente al Impuesto a las ventas, mas no sobre el Impuesto de renta o Impuesto de industria y comercio.

Las personas naturales y jurídicas que son responsables del Impuesto a las ventas se clasifican en dos grupos; las que pertenecen al Régimen simplificado y las que pertenecen al régimen común. (Es responsable del Impuesto sobre las ventas quienes venden productos gravados, o prestan servicios gravados, quienes no lo hacen no son responsables el Impuesto a las ventas y por lo tanto no pertenecen a ningún régimen).

Toda Persona jurídica, por el solo hecho de ser jurídica pertenece al régimen común, lo que quiere decir que no es posible que una empresa pueda pertenecer al régimen simplificado, y en el caso que no venda productos gravados o no preste servicios gravados, entonces no pertenece a ningún régimen.

Los únicos que pueden pertenecer al régimen simplificado son las personas naturales que vendan productos gravados o presten servicios gravados, y podrán pertenecer al régimen simplificado siempre y cuando cumplan con la totalidad de los requisitos que el estatuto tributario contempla para que una Persona natural pueda pertenecer al régimen simplificado. Si la persona natural deja de cumplir uno de los requisitos pasa a ser responsable perteneciente al régimen simplificado.

Teniendo ya una idea general de las características y diferencias de los regimenes común y simplificado, abordaremos el tema del tratamiento de las operaciones económicas entre estos. 

Retención en la fuente: 

En cuanto a la contabilización de las compras y ventas de productos y servicios, esta no presenta dificultad alguna, puesto que se contabilizara como compra o gasto, y como pasivo o de contado, según corresponda. Lo único que puede presentar dificultades en este tipo de operaciones son dos aspectos especialmente importantes como son la Retención en la fuente por IVA y la Retención en la fuente por renta, los cuales explicaremos a continuación.

Ya hemos identificado la Retención en fuente como el concepto que más se presta a confusión a la hora de contabilizar una operación económica cualquiera. Debemos entonces hacer algunas aclaraciones sobre lo que es la retención en la fuente.

Como se habrá notado, estamos hablando de dos tipos de Retención en la fuente; Retención en la fuente por renta y Retención en la fuente por IVA.

Empecemos por aclarar que es la Retención en la fuente. Retención en la fuente no es lo que el común de las personas suele creer en que se trata de un impuesto, y no es precisamente impuesto, sino un anticipo de impuesto. La Retención en la fuente es un mecanismo para recaudar un impuesto de forma anticipada, pero no es un impuesto en si, es solo una figura para poder recaudar en cada operación económica una partecita de un impuesto.

Retención en la fuente por IVA (Reteiva): 

Como estamos hablando de Régimen común y Régimen simplificado, y estos términos son solo aplicable al Impuesto sobre las ventas, abordaremos en primer lugar la Retención en la fuente por concepto de Iva o lo que comúnmente llamamos como Reteiva.

El Reteiva es el mecanismo que le permite al estado recaudar de forma anticipada el Impuesto sobre las ventas, mecanismo que esta regulado por el artículo 437-1 del estatuto tributario, que para la actualidad corresponde a una tarifa del 50% de IVA.

El Reteiva se debe aplicar en el momento en que se hace el respectivo pago o causación de la compra, y quien lo debe aplicar es el comprador, pues es quien hace el pago y es quien retendrá una parte del valor de la operación por concepto de Retención en la fuente por IVA. Las personas que practican la retención en la fuente por IVA se denominan agentes de retención en el Impuesto sobre las ventas. Pero quienes son o pueden ser esos agentes de retención. La norma (Art. 437-2, ET) señala expresamente quienes son los agentes de retención en la fuente y entre ellas tenemos a las Entidades estatales, a los Grandes contribuyentes, al Régimen común, las Entidades emisoras de tarjetas de crédito y debito, etc.

Hasta aquí es muy claro sobre quienes son agentes de retención, pero surge la inquietud de cuando se esta en la obligación de practicar la retención respectiva, teniendo en cuenta la calidad de los intervinientes en la operación. El Reteiva no se aplica de forma general, sino dependiendo de la calidad del retenido, es decir, si quien vende es un Gran contribuyente, y quien compra (agente retenedor) es una régimen común que no es Gran contribuyente, en este caso no se aplica el Reteiva, pues un pequeño contribuyente nunca retendrá a un gran contribuyente, igual existen otros casos en los que no es aplicable el Reteiva.

Para ser más expeditos en la explicación, se hará una pequeña relación sobre cuando opera la Retención en la fuente por IVA.

Los agentes de retención en el Impuesto sobre las ventas se pueden categorizar de la siguiente forma:
1. Entidades estatales.
2. Grandes contribuyentes.
3. Régimen común

De lo que podemos afirmar que según esta jerarquía se retiene e los siguientes casos: 

- Entidad estatal retiene a: a) Régimen común pequeño contribuyente, b) Régimen simplificado, c) Domiciliado en el exterior.
– Gran contribuyente retiene a: a) Régimen común pequeño contribuyente, b) Régimen simplificado, c) Domiciliado en el exterior
– Régimen común retiene a: a) Régimen simplificado, b) Domiciliado en el exterior.
– Régimen simplificado retiene a: No es agente de retención en la fuente por concepto de IVA.

No se retiene en los siguientes casos:

- Entidad estatal no retiene a: a) Gran contribuyente, b) otra Entidad estatal.
– Gran contribuyente no retiene a: a) Entidad estatal, b) otro Gran contribuyente.
– Régimen común no retiene a: a) Gran contribuyente, b) A Entidad estatal, c) otro Régimen común.
– Régimen simplificado no retiene a: No es agente de retención en la fuente por concepto de IVA.

Personas naturales como Agentes de retención en la fuente por concepto de IVA.

Las personas naturales son agentes de retención en la fuente en el caso en que pertenezcan al régimen común en el Impuesto sobre las ventas. En este caso retienen al régimen simplificado y a domiciliados en el exterior, mas no retienen a otro régimen común, a gran Contribuyente ni a una Entidad estatal.

En este caso se presenta una contradicción frente a lo establecido en el artículo 368-2 del Estatuto tributario, el cual define quienes son las personas naturales que actuaran como agentes de retención. Aunque la persona natural no cumpla con los requisitos para ser agente de retención, en el caso en que celebre operaciones gravadas con el Régimen simplificado debe asumir el IVA (Art. 437-1), lo cual se hace mediante el mecanismo de la Retención en la fuente, lo que la convierte en agente de retención aun sin cumplir los requisitos de que trata el artículo 368-2.

Nota. Si una persona natural o jurídica no vende productos gravados ni presta servicios gravados, no pertenece a ninguno de los dos regímenes, es decir, no es responsable del Impuesto a las ventas, y en tal situación es agente de retención en el impuesto a las ventas, pero no tiene la obligación de asumir IVA en operaciones con el Régimen simplificado.

 No hay retención en los casos:

- Gran contribuyente no retiene a: Gran contribuyente.
– Pequeño contribuyente no retiene a: Gran contribuyente

Como se puede observar, al Gran contribuyente no le retiene ninguno, la razón es que el gran contribuyente es auto retenedor, por lo que no este mismo se retiene.

Es importante también aclarar que algunas personas no son sujetos a retención como lo son quienes pertenecen al Régimen especial en el impuesto a la renta, por lo que así sea un pequeño contribuyente no será sujeto a retención aunque quien le compre sea un Gran contribuyente.

Retención en la fuente por ICA (Reteica) 

Otra de las figuras es la retención en la fuente por ICA (Impuesto de industria y comercio), tema que no abordaremos puesto que se trata de un Impuesto municipal, lo que quiere decir que cada uno de los mas de 1.200 municipios Colombianos tiene su propio sistema, lo que hace casi imposible manejar todos los conceptos.

No obstante podemos decir que respecto al Impuesto de industria y comercio, existe la figura de Régimen común y Régimen simplificado sólo en algunos municipios, en otros, el estatuto municipal simplemente hace referencia el régimen común o simplificado del impuesto a las ventas, en otros no se hace distinción alguna. Por otro lado, aunque en algunos municipios existe la figura de Gran contribuyentes, no necesariamente el Gran contribuyente en renta es el mismo en ICA, son dos aspectos completamente diferentes, pues además que de tratarse de dos impuestos diferentes, también lo es su naturaleza y su territorialidad.

Lo relacionado con la contabilización de compra de Inventarios, Activos fijos, etc., no se trata en este documento por ser igual el tratamiento en todos los casos. La única diferencia esta en lo relacionado con la Retención en la fuente que es sobre lo que hemos profundizado un poco mas.

El régimen común en el impuesto a las ventas y sus obligaciones


Respecto al Impuesto a las ventas existen dos responsables; el Régimen común y el Régimen simplificado. Se considera responsable del impuesto a las ventas toda Persona natural o Persona jurídica que venda productos o preste servicios gravados con el IVA.

Son responsables del Impuesto a las ventas pertenecientes al régimen común, todas las personas jurídicas y aquellas personas naturales que no cumplan los requisitos para pertenecer el Régimen simplificado. Toda Persona jurídica por el solo hecho de ser jurídica pertenece al régimen común. Las personas naturales solo serán responsables del régimen común si no cumplen todos o uno de los requisitos que la norma establece para poder formar parte del Régimen simplificado.

Cuando una persona natural en un periodo determinado deje de cumplir uno o varios de los requisitos que le permiten estar en el Régimen simplificado, deberá actualizar el Rut en el periodo siguiente y pasarse o inscribirse en el régimen común. Recordemos que en el Impuesto a las ventas, el periodo es de dos meses, por lo que si supera los topes en el periodo 4, en el periodo 5 ya debe ser responsable del régimen común y cumplir con todas sus obligaciones.

OBLIGACIONES DEL RÉGIMEN COMÚN

1.       Llevar contabilidad.

Todo comerciante debe llevar Contabilidad de acuerdo a los Principios de contabilidad generalmente aceptados, y esto supone inscribirse en el Registro mercantil, donde también deberá inscribir los Libros de contabilidad o Libros de comercio.

Respecto a la obligación de llevar Contabilidad, esta, según el Código de comercio, solo lo es para los comerciantes (Personas que ejercen Actos mercantiles), mas no para los no comerciantes, como por ejemplo para las personas que ejercen una Profesión liberal, quienes no están obligadas a llevar contabilidad por lo que no se les puede exigir. Esto no impide que el contribuyente lleve registros contables que le permitan tener un control de sus operaciones.

Respecto a la validez de la contabilidad como prueba, el artículo 772 establece que la contabilidad constituye prueba a favor del contribuyente siempre y cuando se lleve en debida forma.

El no llevar Contabilidad estando obligado o no llevarla debidamente, es sancionable en los términos del artículo 655 del Estatuto tributario.

El artículo 654 señala cuales son los hechos que se considera irregulares en la contabilidad y que se consideran sancionables.

La obligación de llevar contabilidad no está dada por pertenecer o no al régimen común, sino por ser comerciante, de suerte que aquellas personas naturales que no son comerciantes y que pertenecen al régimen común, no están obligadas a llevar contabilidad.

Inscribirse en el Rut

Toda persona perteneciente al régimen común debe inscribirse en el Rut o actualizarlo si ha estado inscrito antes como Régimen simplificado.

Expedir factura

El régimen común sin importar si esta o no obligado a llevar Contabilidad, debe expedir factura con los requisitos establecidos en el artículo 617 del Estatuto tributario:

Articulo 617. Requisitos de la factura de venta. Para efectos tributarios, la expedición de factura a que se refiere el artículo 615 consiste en entregar el original de la misma, con el lleno de los siguientes requisitos:
a. Estar denominada expresamente como factura de venta.                                              
b. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
c. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.
d. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.
e. Fecha de su expedición.
f. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
g. Valor total de la operación.
h. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
i. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

Al momento de la expedición de la factura los requisitos de los literales a), b), d) y h), deberán estar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar. Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o máquinas registradoras, con la impresión efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de impresión previa. El sistema de facturación deberá numerar en forma consecutiva las facturas y se deberán proveer los medios necesarios para su verificación y auditoria.

PARAGRAFO. En el caso de las Empresas que venden tiquetes de transporte no será obligatorio entregar el original de la factura. Al efecto, será suficiente entregar copia de la misma.

PARAGRAFO. < Adicionado por el artículo 45 de la Ley 962 del 2005.> Exigencias sobre numeración consecutiva para el caso de facturación mediante máquinas registradoras.- Para el caso de facturación por máquinas registradoras será admisible la utilización de numeración diaria o periódica, siempre y cuando corresponda a un sistema consecutivo que permita individualizar y distinguir de manera inequívoca cada operación facturada, ya sea mediante prefijos numéricos, alfabéticos o alfanuméricos o mecanismos similares.

 La no expedición de factura, o la expedición sin el lleno de requisitos es un hecho sancionable en los términos de los artículos 652 y 657 del Estatuto tributario.

2.       Declarar

Todo responsable del régimen común esta en la obligación de presentar bimensualmente la respectiva declaración de IVA en los plazos que el gobierno señale. Esta declaración se debe presentar así durante el periodo a declarar no se hayan realizado operaciones económicas.

La declaración de IVA no es la única declaración que se debe presentar, puesto que existen otras como al de Retención en la fuente y la del Impuesto de renta.

Toda Persona jurídica es Agente de retención y como tal debe declarar, y a partir de la ley 1066 de 2006, todo agente de retención debe presentar al respectiva declaración así se en cero. Adicionalmente, la declaración se debe presentar con pago, de lo contrario se considera como no presentada.

Solo las juntas de acción comunal no están obligadas a presentar la declaración de retención si en el respectivo mes no han practicado retenciones.

La ley 1111 de 2006, estableció que un Agente de retención puede presentar la declaración de retención sin pago, siempre y cuando tenga un saldo a favor el cual sea susceptible de compensación, y que el saldo a favor se hubiere generado antes de presentar la respectiva declaración de retención. Adicionalmente, el contribuyente debe solicitar tal compensación dentro de los 6 meses siguientes a la presentación de la declaración. Si no lo hace dentro de ese plazo, la declaración se considerara como no presentada.

En cuanto a las personas naturales responsables del régimen común, estas están en la obligación de asumir el IVA en las adquisiciones que le hagan al Régimen simplificado. Esto se debe hacer mediante el mecanismo de retención, lo que las convierte en agentes de retención solo por este concepto, y por tal razón deben presentar la declaración mensual así en el mes no hayan asumido IVA al Régimen simplificado

Respecto a la declaración del Impuesto de renta, y teniendo en cuenta que los topes para ser régimen simplificado y para no declarar son básicamente los mismos, toda Persona natural que pertenezca al régimen común debe declarar.

En cuanto a las personas jurídicas estas deben declarar renta por el solo hecho de ser jurídicas. Hay que tener en cuenta que algunas pueden pertenecer al Régimen especial. Adicionalmente, declarar no siempre significa pagar impuestos.

Las declaraciones deben ser presentadas en debida forma y firmadas por quien según la ley deba hacerlo. Si eso no se hace, se consideran como no presentadas.

El artículo 580 del estatuto establece cuando una declaración tributaria se considera como no presentada:

Articulo 580. Declaraciones que se tienen por no presentadas. No se entenderá cumplido el deber de presentar la declaración tributaria, en los siguientes casos:

a. Cuando la declaración no se presente en los lugares señalados para tal efecto.

b. Cuando no se suministre la identificación del declarante, o se haga en forma equivocada.
c. Cuando no contenga los factores necesarios para identificar las bases gravables.
d. Cuando no se presente firmada por quien deba cumplir el deber formal de declarar, o cuando se omita la firma del contador público o revisor fiscal existiendo la obligación legal.
e. Cuando la declaración de retención en la fuente se presente sin pago

De ocurrir en una de las causales del artículo 580, supone tener que presentar nuevamente la declaración la cual será extemporánea, lo que implica el cálculo y el pago de la respectiva sanción.

 3.       Obligación de informar el cese de actividades.

Los responsables del régimen común están en la obligación de informar a la DIAN cuando cesen las actividades gravadas con el IVA. Esto supone la actualización o cancelación del Rut.

Si el responsable no informa el cese de actividades, ante la DIAN seguirá siendo responsable, y debe seguir declarando, de lo contrario si en un futuro va a cancelar el Rut, deberá ponerse a paz y salvo con todas las declaraciones pendientes.

En términos generales, las anteriores son las principales obligaciones que los responsables del Impuesto a las ventas pertenecientes al régimen común, tienen con la Dirección de impuestos.

 QUIENES PERTENECEN AL RÉGIMEN SIMPLIFICADO DEL IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS

 Pertenecen al régimen simplificado del Impuesto a las ventas las Personas naturales comerciantes y artesanos que sean minoristas o detallistas; los agricultores y ganaderos, que realicen operaciones gravadas, así como quienes presten servicios gravados, siempre y cuando cumplan con los siguientes y con la totalidad e las siguientes condiciones:

 Que en el año anterior hubieren obtenido ingresos brutos totales provenientes de la actividad inferiores a cuatro mil (4.000) UVT ($83.896.000).

 Que tengan cono máximo un establecimiento de comercio, oficina, sede, local o negocio donde ejercen su actividad.

 Que en el establecimiento de comercio, oficina, sede, local o negocio no se desarrollen actividades bajo franquicia, concesión, regalía, autorización o cualquier sistema que implique la explotación de intangibles.

 Que no sean usuarios aduaneros

Que no hayan celebrado en al año inmediatamente anterior ni en el año en curso contratos de venta de bienes o prestación de servicios gravados por valor individual y superior $69.214.000 (3.300 UVT).

Que el monto de sus consignaciones bancarias, depósitos o inversiones financieras durante el año anterior o durante el respectivo año no supere la suma de $94.383.000 (4.500 UVT).

Para la celebración de contratos de venta de bienes o servicios por cuantía individual superior a $69.214.000 (3.300 UVT), el responsable del régimen simplificado deberá primero inscribirse en el Régimen común.

 INGRESOS QUE SE DEBEN TENER EN CUENTA PARA DETERMINAR SI SE PERTENECE AL RÉGIMEN SIMPLIFICADO

Para el calculo de los montos de los ingresos base para pertenecer al régimen simplificado, se deben tener en cuenta los ingresos provenientes de las actividades gravadas, es decir, que si el responsable del impuesto ejerce una actividad gravada y una excluida, solo se tienen en cuenta los ingresos originados en la actividad gravada.

 Inscripción en el régimen común

 El régimen ordinario del impuesto sobre las ventas es el Común y en principio en él deben estar inscritos todos los responsables. No obstante, la ley ha reconocido que existen algunos responsables que dado el volumen de operaciones no requieren cumplir con la regulación existente para el régimen común; por lo que se creó el Régimen Simplificado en el cual deben estar inscritos los responsables que cumplan ciertos requisitos. Quienes no cumplan con cada uno de los requisitos deberán inscribirse en el Régimen común.

Obligaciones de los responsables del régimen simplificado.

Los responsables del impuesto sobre las ventas del régimen simplificado están obligados a: Inscribirse como responsables del régimen simplificado en el registro único tributario, RUT. Esta Inscripción deberá realizarse ante la Administración de Impuestos Nacionales que corresponda al lugar donde ejerzan habitualmente su actividad, profesión, ocupación u oficio, y obtener el Número de Identificación Tributaria, NIT dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha de iniciación de sus operaciones.

Llevar el libro fiscal de registro de operaciones diarias.

En este Libro, que debe estar foliado, debe anotarse la identificación completa del responsable y, además

a. Anotar diariamente los ingresos obtenidos por las operaciones realizadas, en forma global o discriminada.

 b. Anotar diariamente los egresos por costos y gastos.

 c. Al finalizar cada mes deberán totalizar:

 El valor de los ingresos del período,

El valor pagado por los bienes y servicios adquiridos según las facturas que les hayan sido expedidas.

Los soportes del Libro Fiscal de Registro de Operaciones Diarias que correspondan a los registros anteriores, deben conservarse a disposición de la Administración Tributaria durante 5 años a partir del día 1o. de enero del año siguiente al de su elaboración.

Cumplir con los sistemas técnicos de control que determine el gobierno nacional. El artículo 684-2 del Estatuto Tributario, faculta a la DIAN para implantar sistemas técnicos de control de las actividades productoras de renta, los cuales servirán de base para la determinación de las obligaciones tributarias. La no adopción de dichos controles luego de tres (3) meses de haber sido dispuestos, o su violación, dará lugar a la sanción de clausura del establecimiento en los términos del artículo 657 del mismo Estatuto

Documento soporte en operaciones realizadas con responsables del régimen simplificado.

 Las declaraciones tributarias, al igual que la información suministrada a la Administración de Impuestos, deben basarse en pruebas y hechos ciertos que respalden dicha información, ya sean registrados en los libros de contabilidad, libro de registro de operaciones diarias o en documentos públicos y privados. Los mismos deben estar a disposición de la DIAN, de conformidad con lo señalado en el artículo 632 del Estatuto Tributario.

En operaciones realizadas con los no obligados a expedir factura o documento equivalente, como es el caso de los responsables que pertenecen al régimen simplificado, los adquirentes de bienes o de servicios pueden soportar el costo o la deducción con el comprobante de que trata el artículo 3o. del Decreto 3050 de 1997.

Este documento deberá ser expedido por el adquirente del bien y/o servicio, y deberá reunir los siguientes requisitos:

1. Apellidos, nombre y NIT de la persona beneficiaria del pago o abono.
2. Fecha de la transacción.
3. Concepto.
4. Valor de la operación

Obligación de presentar declaración del impuesto sobre la renta y complementarios

Las personas naturales del régimen simplificado también quedan cobijadas por las previsiones contenidas en los artículos 592 numeral 1, 593 y 594-1, según el caso, siempre y cuando llenen los demás requisitos establecidos en las mismas normas, teniendo en cuenta que los montos de ingresos y de patrimonio a observarse son los establecidos en los decretos de ajuste de valores absolutos para estar obligados a declarar renta por el año gravable de que se trate y no los señalados para pertenecer al régimen simplificado del IVA.

Se sigue de lo anterior, que si un responsable del régimen simplificado del impuesto a las ventas no está obligado a declarar renta por un año gravable, la declaración que llegare a presentar carece de valor legal de acuerdo con lo dispuesto en el Articulo 594-2 del Estatuto Tributario, y por lo tanto su impuesto sobre la renta está constituido por el monto de las retenciones en la fuente que le hubieren practicado a título de este impuesto en el año gravable.

Prohibiciones para los responsables del régimen simplificado

 De conformidad con el artículo 15 del Decreto 380 de 1996, a los responsables del régimen simplificado que vendan bienes o presten servicios, no les está permitido:

Adicionar al precio de los bienes que vendan o de los servicios que presten, suma alguna por concepto de impuesto sobre las ventas; si lo hicieren deberá cumplir íntegramente con las obligaciones de quienes pertenecen al régimen común.

Si el responsable del régimen simplificado incurre en esta situación, se encuentra obligado a cumplir los deberes propios de los responsables del régimen común (Art.16 Decreto 380 de 1996) Presentar declaración de ventas. Si la presentaren, no producirá efecto alguno conforme con el artículo 594-2 del Estatuto Tributario.

Determinar el impuesto a cargo y solicitar impuestos descontables

Calcular impuesto sobre las ventas en compras de bienes y servicios exentos o excluidos del IVA. Facturar: En efecto, por mandato del artículo 612 – 2 del Estatuto Tributario y del literal c) del artículo 2o del Decreto 1001 de abril 8 de 1997, entre otros, no están obligados a facturar los responsables del régimen simplificado.

Si el responsable del régimen simplificado opta por expedir factura, deberá hacerlo cumpliendo los requisitos señalados para cada documento, según el caso, salvo lo referente a la autorización de numeración de facturación. El artículo 3 de la Resolución 3878 de 1.996 señaló a algunos responsables que no necesitaban de la autorización de la numeración, norma que fue adicionada por el artículo 3 de la Resolución 5709 del mismo año, en el sentido de que tampoco requerirán autorización de la numeración los no obligados a facturar cuando opten por expedirla, como los responsables del régimen simplificado.

Si un responsable del régimen simplificado que decide expedir facturas, erradamente solicita a la Administración Tributaria la autorización de la numeración, el ente administrativo debe abstenerse de concederla dado que no se dan los supuestos para su procedencia. Si no obstante, la Administración emite la resolución y autoriza determinado rango de facturación, tal actuación resulta inocua toda vez que puede el interesado desconocerla al no tener origen en una disposición normativa que lo sujete a dicho procedimiento. No puede esta actuación crear una situación jurídica y menos aun derivar consecuencias que la norma superior no previó.

En consecuencia, en este evento no procederá para los responsables del régimen simplificado, la aplicación de las sanciones que se han consagrado legalmente para quienes estando obligados no den cumplimiento a la obligación de solicitar autorización de la numeración de las facturas.

En conclusión, si un responsable del régimen simplificado a pesar de no tener obligación de cumplir con el deber formal de facturar expide factura, no está obligado a solicitar autorización de numeración de facturación y tampoco del software para facturar por computador.

Si un responsable del régimen simplificado declara el impuesto sobre las ventas, debe tenerse en cuenta no solo la prohibición que tienen de cobrar el impuesto, de determinarlo, sino lo previsto en el artículo 815 del Estatuto Tributario, el cual consagra el derecho a la compensación y/o devolución de saldos a favor que se originen en las declaraciones del IVA; al igual que el artículo 850 Ibídem, que señala los responsables de los bienes y servicios de que trata el artículo 481 del citado ordenamiento y aquellos que hayan sido objeto de retención en la fuente a titulo de IVA como sujetos que pueden solicitar la devolución de los saldos a favor liquidados en las declaraciones tributarias.

Tal y como se indicó anteriormente, si una persona responsable del régimen simplificado cobra el IVA debe cumplir con todas las obligaciones de los responsables del régimen común y por lo tanto el IVA recaudado en este evento, no se debe considerar como pago de lo no debido, ni objeto de devolución, salvo que se genere saldo a favor y se cumplan las previsiones legales para tener derecho a la devolución o compensación.

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