H.- Concepto De Retención En La Fuente

La retención en la fuente es un mecanismo que busca recaudar un determinado impuesto de forma anticipada. De esta forma cada vez que ocurra un hecho generador de un impuesto, se hace la respectiva retención. Así, el estado no debe esperar a que transcurra el periodo de un impuesto para poderlo recaudar, sino que mediante la retención en la fuente, este recaudo se hace mensualmente, que es el periodo con que se debe declarar y pagar las retenciones que se hayan practicado.

Retención en la fuente por IVA 

 Al igual que en el Impuesto a la renta y el Impuesto de industria y comercio, en el Impuesto a las ventas también existe la figura de la Retención en la fuente. Esta figura se conoce comúnmente como Reteiva.

La retención en la fuente por IVA consiste en que el comprador, al momento de causar o pagar la compra, retiene al vendedor el 50% del valor del IVA. Ejemplo: La empresa A compra a la Empresa B, mercancías por valor de $1.000.000 + IVA. El valor del IVA, a la tarifa general es de $160.000. La empresa A, de esos $160.000 de IVA, solo pagará a la empresa B el valor de $80.000, que corresponde al 50% del valor toral del IVA, el restante 50% la empresa B lo retiene, lo declara y lo paga en junto con las demás retenciones en la fuente que haya practicado en el respectivo mes.

La retención en la fuente por IVA se practica siempre y cuando el hecho u operación económica supere la base mínima, que para servicios es de 4 UVT y para compras es de 27 UVT.

 Contabilización de la retención en la fuente por IVA.

Siguiendo con el ejemplo, la empresa A, que es la que retiene deberá contabilizar el valor retenido a la empresa B como un crédito a la cuenta 236701 (Impuesto a las ventas retenido).

La empresa B, a quien la empresa A le practicó la retención, deberá contabilizar esa retención por IVA como un debito a la cuenta 135517 (Impuesto a las ventas retenido).

La empresa A, debe declarar esa retención en el mes en el cual la practicó (Declaración de retención en la fuente), y la empresa B, debe incluir esa retención practicada en la declaración de IVA del respectivo bimestre.

Agentes de retención en el impuesto a las ventas

Concepto de agente de retención.

Agente de retención es aquella Persona natural o Persona jurídica, obligada a practicar la respectiva retención en la fuente cuando a ello hubiere lugar. Por regla general, los Agentes de retención son quienes compran o adquieren un producto o servicio. Quienes hacen el pago. El agente de retención es quien además de retener, debe declarar, consignar las retenciones y expedir los respectivos certificados de retención.

Quienes son agentes de retención en le impuesto a las ventas.

La ley ha establecido que las siguientes personas deben actuar como agentes de retención en el Impuesto a las ventas:

“Actuarán como agentes retenedores del impuesto sobre las ventas en la adquisición de bienes y servicios gravados:

1. Las siguientes entidades estatales: 

La Nación, los departamentos, el distrito capital, y los distritos especiales, las áreas metropolitanas, las asociaciones de municipios y los municipios; los establecimientos públicos, las empresas industriales y comerciales del Estado, las sociedades de economía mixta en las que el Estado tenga participación superior al cincuenta por ciento (50%), así como las entidades descentralizadas indirectas y directas y las demás personas jurídicas en las que exista dicha participación pública mayoritaria cualquiera sea la denominación que ellas adopten, en todos los órdenes y niveles y en general los organismos o dependencias del Estado a los que la ley otorgue capacidad para celebrar contratos.

2. Quienes se encuentren catalogados como grandes contribuyentes por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, sean o no responsables del IVA, y los que mediante resolución de la DIAN se designen como agentes de retención en el impuesto sobre las ventas.

3) Quienes contraten con personas o entidades sin residencia o domicilio en el país la prestación de servicios gravados en el territorio Nacional, con relación a los mismos.

4) Los responsables del régimen común, cuando adquieran bienes corporales muebles o servicios gravados, de personas que pertenezcan al régimen simplificado.

5) Las entidades emisoras de tarjetas crédito y débito y sus asociaciones, en el momento del correspondiente pago o abono en cuenta a las personas o establecimientos afiliados. El valor del impuesto no hará parte de la base para determinar las comisiones percibidas por la utilización de las tarjetas débito y crédito. Cuando los pagos o abonos en cuenta en favor de las personas o establecimientos afiliados a los sistemas de tarjetas de crédito o débito, se realicen por intermedio de las entidades adquirentes o pagadoras, la retención en la fuente deberá ser practicada por dichas entidades.

6) La Unidad Administrativa de Aeronáutica Civil, por el 100% del impuesto sobre las ventas que se cause en la venta de aerodinos.

PARÁGRAFO 1o. La venta de bienes o prestación de servicios que se realicen entre agentes de retención del impuesto sobre las ventas de que tratan los numerales 1, 2 y 5 de este artículo no se regirá por lo previsto en este artículo.

PARÁGRAFO 2o. La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales podrá mediante resolución retirar la calidad de agente de retención del impuesto sobre las ventas a los Grandes Contribuyentes que se encuentren en concordato, liquidación obligatoria, toma de posesión o en negociación de acuerdo de reestructuración, sin afectar por ello su calidad de gran contribuyente”. (Art. 437-2, Estatuto tributario).

Casos en que no se practica retención en la fuente por IVA 

1. Cuando la operación económica no supera los topes mínimos de 4 UVT para servicios y de 27 UVT para compras.

2. Cuando la operación sujeta a retención se realiza entre responsables del Régimen común.

3. Cuando el que compra es Régimen común y el que vende es un Gran contribuyente o una Entidad estatal. 4. Cuando la operación sujeta a retención se realiza entre una Entidad estatal y un Gran contribuyente.

5. Cuando la operación sujeta a retención se realiza entre Entidades estatales.

6. Cuando la operación sujeta a retención se realiza entre Grandes contribuyentes.

Nota. El Régimen común, los Grandes contribuyentes y las Entidades estatales responsables IVA, que adquieran productos o servicios gravados con IVA al Régimen simplificado, deberán retener el 50%. Cuando la adquisición la hagan a una persona no domiciliada en el país, la retención será del 100% del IVA.

Las Entidades estatales y los Grandes contribuyentes que no sean responsables del Impuesto a las ventas, no deben asumir el IVA en las adquisiciones al Régimen simplificado. (El IVA operaciones con el Régimen simplificado se asume mediante el mecanismo de retención).

Las Entidades estatales y los Grandes contribuyentes que no sean responsables del Impuesto a las ventas, en el caso que adquieran productos o servicios a personas no residentes o no domiciliados en el país deben asumir el 100% del IVA mediante el mecanismo de retención.

Quienes son y cuales son sus responsabilidades

El estado colombiano, como una medida para recaudar anticipadamente un impuesto, ha recurrido a la figura de la Retención en la fuente. Esta figura consiste en que cada vez que se efectúe una operación sujeta a un impuesto, se retenga un valor por concepto de dicho impuesto.

Por regla general, la retención debe practicarla la persona que realice el pago, siempre y cuando la persona retenida sea sujeto pasivo del impuesto que origina la retención, y que además, el concepto por el cual se va a retener, efectivamente sea un concepto sujeto a retención.

Las personas encargadas de practicar la retención se denominan Agentes de retención, y la norma señala expresamente quienes son estos agentes.

Agentes de retención en renta

Sobre el respecto el artículo 368 contempla:

 “Son agentes de retención o de percepción, las entidades de derecho público, los fondos de inversión, los fondos de valores, los fondos de pensiones de jubilación e invalidez, los consorcios, las comunidades organizadas, las uniones temporales y las demás personas naturales o jurídicas, sucesiones ilíquidas y sociedades de hecho, que por sus funciones intervengan en actos u operaciones en los cuales deben, por expresa disposición legal, efectuar la retención o percepción del tributo correspondiente”.

Como bien se puede concluir de la norma transcrita, toda Persona jurídica es agente de retención. Respecto a la Persona natural, esta es agente de retención solo si cumple las condiciones establecidas en el artículo 368-2: Ser comerciantes y que en el año inmediatamente anterior tuvieren un patrimonio bruto o unos ingresos brutos superiores a 30.000 UVT, es decir, que para el 2008, serán agentes de retención quienes en el 2007 hayan obtenido ingresos superiores a $629.220.000.

Agentes de retención en IVA

Estos están definidos en el artículo 437-2 del Estatuto tributario:

“Agentes de retención en el impuesto sobre las ventas. Actuarán como agentes retenedores del impuesto sobre las ventas en la adquisición de bienes y servicios gravados:

1. Las siguientes entidades estatales:

La Nación, los departamentos, el distrito capital, y los distritos especiales, las áreas metropolitanas, las asociaciones de municipios y los municipios; los establecimientos públicos, las empresas industriales y comerciales del Estado, las sociedades de economía mixta en las que el Estado tenga participación superior al cincuenta por ciento (50%), así como las entidades descentralizadas indirectas y directas y las demás personas jurídicas en las que exista dicha participación pública mayoritaria cualquiera sea la denominación que ellas adopten, en todos los órdenes y niveles y en general los organismos o dependencias del Estado a los que la ley otorgue capacidad para celebrar contratos.

2. Quienes se encuentren catalogados como grandes contribuyentes por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, sean o no responsables del IVA, y los que mediante resolución de la DIAN se designen como agentes de retención en el impuesto sobre las ventas.

3. Quienes contraten con personas o entidades sin residencia o domicilio en el país la prestación de servicios gravados en el territorio Nacional, con relación a los mismos.

4. Los responsables del régimen común, cuando adquieran bienes corporales muebles o servicios gravados, de personas que pertenezcan al régimen simplificado.

5. Las entidades emisoras de tarjetas crédito y débito y sus asociaciones, en el momento del correspondiente pago o abono en cuenta a las personas o establecimientos afiliados. El valor del impuesto no hará parte de la base para determinar las comisiones percibidas por la utilización de las tarjetas débito y crédito. Cuando los pagos o abonos en cuenta en favor de las personas o establecimientos afiliados a los sistemas de tarjetas de crédito o débito, se realicen por intermedio de las entidades adquirentes o pagadoras, la retención en la fuente deberá ser practicada por dichas entidades.

6. La Unidad Administrativa de Aeronáutica Civil, por el 100% del impuesto sobre las ventas que se cause en la venta de aerodinos.

Parágrafo 1º. La venta de bienes o prestación de servicios que se realicen entre agentes de retención del impuesto sobre las ventas de que tratan los numerales 1, 2 y 5 de este artículo no se regirá por lo previsto en este artículo.

Parágrafo 2o. La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales podrá mediante resolución retirar la calidad de agente de retención del impuesto sobre las ventas a los Grandes Contribuyentes que se encuentren en concordato, liquidación obligatoria, toma de posesión o en negociación de acuerdo de reestructuración, sin afectar por ello su calidad de gran contribuyente”.

Las personas naturales que pertenezcan al Régimen común en el Impuesto a las ventas, y así no cumplan las condiciones del artículo 368-2, también son agentes de retención por concepto de IVA asumido al Régimen simplificado. Siempre que adquiera productos o servicios gravados a una persona perteneciente al régimen simplificado deberá asumir el IVA correspondiente, lo cual se hace mediante el mecanismo de retención.

La retención en la fuente por IVA no opera cuando la operación sucede entre personas o empresas pertenecientes al Régimen común, entre Grandes contribuyentes o entre entidades estatales, en otras palabras, solo existe retención cuando las entidades estatales o los grandes contribuyentes adquieren productos gravados al régimen común o al régimen simplificado, o, cuando el régimen común adquiere productos o servicios al régimen simplificado o a no domiciliados. Cuando la operación se da entre grandes contribuyentes, o entre estos y entidades estatales o viceversa, no hay lugar a la retención en la fuente por IVA, tampoco cuando el régimen común le compra a un gran contribuyente o a una entidad estatal.

Obligaciones de los agentes de retención.

Retener

Es obligación del agente retenedor practicar la retención siempre que haya lugar a ello. Para esto se debe tener en cuenta tanto el sujeto de retención, como el concepto a retener.

Respecto a los sujetos de retención, hay que tener en cuenta que algunas empresas no están sujetas a retención en la fuente por renta, como es el caso de las empresas pertenecientes al Régimen especial, a las entidades no contribuyentes, al estado y sus diferentes unidades administrativas, y cuando la operación sujeta a retención no supere los topes establecidos por la ley (4 UVT en servicios y 27 UVT en compras).

Si un agente de retención, estando obligado a practicar la retención y no lo hiciere, deberá responder ante el estado por el valor dejado de retener. En este caso, el agente de retención puede solicitar al sujeto de retención el reembolso del valor no retenido.

Igualmente de la interpretación del artículo 177 en concordancia con el 632, numeral 3 del E. T, se puede concluir, que si el agente de retención no cumple con su obligación de retener, no se le aceptaran como costo o deducción los valores sobre los cuales no practicó la retención, o habiéndola practicado no las hubiere consignado.

Así como el agente retenedor por equivocación puede no retener un valor debiendo hacerlo (Y debe responder por ese hecho), puede también suceder que por error practique indebidamente una retención, caso en el cual puede ser objeto de una reclamación por parte del afectado.

Declarar

Todo agente de retención esta en la obligación de presentar su respectiva declaración mensualmente. Esta declaración debe presentarse así en el respectivo periodo no se hayan practicado retenciones. Con la ley 1111 de 2006, solo las Juntas de acción comunal, están exoneradas de presentar la declaración de retención en ceros (0.00), es decir, si en el respectivo mes no practicaron retención alguna.

Las declaraciones se deben presentar con todas las formalidades exigidas por la norma, de lo contrario se pueden considerar cono no presentadas y eso significa presentarlas nuevamente y en tal caso se debe calcular y pagar la respectiva sanción por extemporaneidad.

El artículo 580 del E.T establece cuando una declaración se tiene como no presentada:

No se entenderá cumplido el deber de presentar la declaración tributaria, en los siguientes casos:

a. Cuando la declaración no se presente en los lugares señalados para tal efecto.

b. Cuando no se suministre la identificación del declarante, o se haga en forma equivocada.

c. Cuando no contenga los factores necesarios para identificar las bases gravables.

d. Cuando no se presente firmada por quien deba cumplir el deber formal de declarar, o cuando se omita la firma del contador público o revisor fiscal existiendo la obligación legal.

e. Cuando la declaración de retención en la fuente se presente sin pago”

Consignar las retenciones

El agente retenedor esta en la obligación de consignar oportunamente los valores retenidos. Si no lo hace, la declaración se considera como no presentada. La ley 1111 de 2006, permite al agente retenedor presentar la declaración sin pago, solo, y solo si dispone de un saldo a favor que pueda ser objeto compensación, y que ese saldo a favor se haya originado antes de la presentación de la declaración de retención sin pago. Además, el contribuyente debe solicitar la compensación dentro de los seis meses siguientes, de lo contrario la declaración de retención se considerara como no presentada.

Adicionalmente, la ley 599 de 2000, en su artículo 402, contempla prisión de 3 a 6 años para los agentes de retención (o sus representantes legales), si dentro de los dos meses siguientes a las fechas establecidas para su declaración y pago, no se consignan las retenciones practicadas. Contempla también una multa equivalente al doble de los valores no consignados sin que esta supere los 50.000 Salarios mínimos mensuales vigentes.

Expedir certificados

Los agentes de retención están obligados a expedir los respectivos certificados de retención, a los sujetos pasivos a quienes se les haya retenido.

Los certificados deben contener los siguientes aspectos o requisitos:

Articulo 379. Contenido del certificado de ingresos y retenciones. El Certificado de Ingresos y Retenciones contendrá los siguientes datos:

a. El formulario debidamente diligenciado.

b. Año gravable y ciudad donde se consignó la retención.

c. Apellidos y nombres del asalariado.

d. Cédula o NIT del asalariado.

e. Apellidos y nombre o razón social del agente retenedor.

f. Cédula o NIT del agente retenedor.

g. Dirección del agente retenedor.

h. Valor de los pagos o abonos efectuados a favor o por cuenta del asalariado, concepto de los mismos y monto de las retenciones practicadas.

i. Firma del pagador o agente retenedor, quien certificará que los datos consignados son verdaderos, que no existe ningún otro pago o compensación a favor del trabajador por el período a que se refiere el certificado y que los pagos y retenciones enunciados se han realizado de conformidad con las normas pertinentes.

Articulo 381. Certificados por otros conceptos. Cuando se trate de conceptos de retención diferentes de los originados en la relación laboral, o legal y reglamentaria, los agentes retenedores deberán expedir anualmente un certificado de retenciones que contendrá:

 a. Año gravable y ciudad donde se consignó la retención.
b. Apellidos y nombre o razón social y NIT del retenedor.
c. Dirección del agente retenedor.
d. Apellidos y nombre o razón social y NIT de la persona o entidad a quien se le practicó la retención.
e. Monto total y concepto del pago sujeto a retención.
f. Concepto y cuantía de la retención efectuada.
g. La firma del pagador o agente retenedor.
A solicitud de la persona o entidad beneficiaria del pago, el retenedor expedirá un certificado por cada retención efectuada, el cual deberá contener las mismas especificaciones del certificado anual.

El artículo 667 del E.T contempla sanciones para quien se niegue a expedir los certificados:

“Los retenedores que, dentro del plazo establecido por el Gobierno Nacional, no cumplan con la obligación de expedir los certificados de retención en la fuente, incluido el certificado de ingresos y retenciones, incurrirán en una multa hasta del cinco por ciento (5%) del valor de los pagos o abonos correspondientes a los certificados no expedidos.

La misma sanción será aplicable a las entidades que no expidan el certificado de la parte no gravable de los rendimientos financieros pagados a los ahorradores.

Cuando la sanción a que se refiere el presente artículo, se imponga mediante resolución independiente, previamente, se dará traslado de cargos a la persona o entidad sancionada, quien tendrá un término de un (1) mes para responder.

La sanción a que se refiere este artículo, se reducirá al diez por ciento (10%) de la suma inicialmente propuesta, si la omisión es subsanada antes de que se notifique la resolución de sanción; o al veinte por ciento (20%) de tal suma, si la omisión es subsanada dentro de los dos meses siguientes a la fecha en que se notifique la sanción. Para tal efecto, en uno y otro caso, se deberá presentar, ante la oficina que está conociendo de la investigación, un memorial de aceptación de la sanción reducida, en el cual se acredite que la omisión fue subsanada, así como el pago o acuerdo de pago de la misma”.

Conservar soportes

Los agentes de retención deben conservar los respectivos soportes donde conste que se han practicado las retenciones, que se han declarado y consignado.

No debemos olvidar, que si en un momento dado no se puede probar que se cumplió con la obligación de retener, y según los artículos 177 y 632, numeral 3 del E. T, no se reconocerán los costos y deducciones sobre las cuales no se haya practicado la retención estando obligado a hacerlo.

Entre las operaciones más comunes que deben conocer contadores, auxiliares contables y estudiantes de Contabilidad, se trata de la contabilización de las compras. De las compras, para algunos lo que presenta mas trabajo es la retención en la fuente. Seguramente para un contador o un auxiliar experimentado esto resulta muy sencillo, pero no así para quienes apenas se inician en el mundo de la contabilidad, tanto así, que la retención en la fuente por compras es de los temas mas consultados en Gerencie.com, y como respuesta a eso, trataremos de desarrollar el tema de una forma muy sencilla con la aplicación de algunos ejemplos.Ya sabemos que la retención en la fuente no es un impuesto, sino una cobro anticipado de un impuesto, que puede ser el impuesto de renta (Retención por renta), Impuesto a las ventas (Reteiva o retención en la fuente por IVA) y el Impuesto de industria y comercio (Reteica).

La retención en la fuente la practica la persona que hace el pago, es decir, el comprador, quien es conocido como agente retenedor

La retención en la fuente consiste en retener parte del valor de la venta, según la tarifa y el concepto sujeto a retención

Ejemplo: La empresa A compra a la empresa B el valor de $100, luego la empresa A solo le paga a la empresa B $96.5, los restantes $3.5, los retiene por concepto de renta.

Contabilización de la retención en la fuente

Ejemplo de compra de mercancías en el que operan todas las retenciones:

Compra: 2.000.000
IVA: 320.000
Valor total: 2.320.000
Retención por renta: 70.000 (2.000.000 * 3.5%)
Retención por IVA: 160.000 (320.000 * 50%)
Retención por ICA: 2.000 (2.000.000 * 4X1.000)
Valor neto a pagar: 2.082.000

Cuenta Debito Crédito
143505 2.000.000  
240805 320.000  
236540   70.000
236701   160.000
236801   8.000
111005   2.082.000

 Explicación

La retención en la fuente por renta y por IVA se aplica cuando la compra antes de IVA sea igual o superior a 27 UVT. La tarifa para compras es del 3.5%. La tarifa de Reteiva es del 50% del valor del IVA.
La retención por ICA es diferente para cada municipio, puesto que el Impuesto de industria y comercio es un impuesto municipal y cada uno determina la base y la tarifa.

La retención se aplica antes del impuesto a las ventas. A manera de ejemplo si la compra es de 1.000 mas IVA de 160, la base sobre la que se debe calcular la retención es 1.000 y no 1.160.

Para el caso de determinar la tope para aplicar retención, igualmente se tiene en cuenta el valor antes de IVA. La retención por compras se aplica a partir de 566.000 (año 2007). Esos 566.000 son antes de IVA. Si por ejemplo, el valor de la compra es de 500.000 mas 80.000 de IVA, aunque la operación total suma 580.000, no se aplica retención puesto que el valor a tener en cuenta es el de la compra sin IVA que en este caso es de 500.000.

Autoretención

Recordemos que cuando la compra se hace a una persona que pertenece al grupo de los Grandes contribuyentes no se le practica retención en la fuente, puesto que estos son autoretenedores y ellos mismos son quienes deben practicarse la respectiva retención.

En este caso, el comprador no practica retención alguna, lo hace el vendedor, quien hará el siguiente registro.

Supongamos:

Compra: 1.000.000
IVA: 160.000
Valor total: 1.160.000

Contabilización del vendedor

 

Cuenta Debito Crédito
111005 1.160.000  
135515 35.000  
4135   1.000.000
240805   160.000
236575   35.000

 

Explicación

El vendedor por ser gran contribuyente recibe todo el valor, puesto que el comprador no le retienen ni por renta ni por IVA y dependiendo del municipio muy seguramente tampoco le retiene por ICA.

La autoretención por renta se lleva tanto al pasivo como al activo, puesto que debe ser pagada en la respectiva declaración mensual de retención (pasivo), y luego puede descontarla de la declaración de renta en el respectivo periodo gravable (activo).

No existe la figura de autoretención por IVA, por lo que no habrá retención por parte del comprador ni habrá autoretención por parte del vendedor.

Para este caso, la contabilización por parte del comprador seria:

Cuenta Debito Crédito
143505 1.000.000  
2408 160.000  
111005   1.160.000

 Nota: No se practica retención en la fuente por renta por compras a los Grandes contribuyentes ni a las personas que pertenecen al Régimen especial (Cooperativas…). En el caso del régimen especial, si fuere el caso, se debe practicar retención por IVA y por ICA (Por regla general las personas que son régimen especial en renta no lo son en ICA).

La Retención en la fuente es una figura o mecanismo que busca recaudar anticipadamente un impuesto. Mediante este sistema se asegura el recaudo de un impuesto al momento de ocurrir el hecho generador. Pero existen algunos casos en que la retención en la fuente no se debe practicar.

La retención en la fuente debe practicarla el comprador, es decir, quien hace el pago (Agentes de retención) y en los siguientes casos no se debe efectuar:

Cuando el valor de la compra o el servicio no supere la base mínima para aplicar retención (27 UVT en compras y 3 en servicios).

Cuando el sujeto pasivo (quien vende el producto o presta el servicio) es une empresa perteneciente al Régimen especial en el Impuesto a la renta (Cooperativas, ONG, fundaciones, etc.).

Cuando el pago se hace un persona o empresa que no es contribuyente en el impuesto a la renta.

Cuando en algunos casos por expresa disposición legal no se debe practicar retención en la fuente.

No se debe practicar retención en la fuente sobre rentas consideradas exentas.

No se debe practicar retención en la fuente sobre los Ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional.

Tampoco se practica retención en la fuente sobre las transacciones que se realicen en la bolsa de energía.

No se practica retención en la fuente a la Nación, los Departamentos y sus asociaciones, los Distritos, los Territorios Indígenas, los Municipios y las demás entidades territoriales, las Corporaciones Autónomas Regionales y de Desarrollo Sostenible, las Áreas Metropolitanas, las Asociaciones de Municipios, las Superintendencias, las Unidades Administrativas Especiales, las Asociaciones de Departamentos y las Federaciones de Municipios, los Resguardos y Cabildos Indígenas, los establecimientos públicos y los demás establecimientos oficiales descentralizados, siempre y cuando no se señalen en la ley como contribuyentes.

No se debe practicar retención en la fuente cando el vendedor del bien o prestador del servicio es un autoretenedor, puesto que éste es el responsable de la retención y es el mismo quien debe practicar la respectiva retención.

No están sometidos a retención en la fuente los pagos por concepto de recompensas, puesto que en opinión del Consejo de estado en sentencia de marzo 31 de 2000 expediente 9864, practicar retención en la fuente por las recompensas significa revelar la identidad del beneficiario de la recompensa, lo cual riñe con la protección de la identidad que la ley ofrece a quienes actúan como informantes.

En el caso de las entidades del régimen especial, de los no contribuyentes y de quienes se encuentran exentos del impuesto de renta, para que no se les efectúe retención en la fuente, deben demostrar o acreditar ante el agente de retención su calidad de exentos o no contribuyentes, de lo contrario el agente de retención debe aplicar la respectiva retención en la fuente.

 Retención en la fuente por honorarios, comisiones, servicios y arrendamiento: están sometidos a retención en la fuente los pagos o abonos en cuenta por concepto de honorarios, comisiones, servicios y arrendamiento. Se entiende por honorarios la remuneración a la actividad, prestación o trabajo realizado por una persona natural sin vínculo laboral o una persona jurídica que genera una contraprestación en dinero o especie. 

 A.  Retención en la fuente por concepto de honorarios: es una suma equivalente al diez por ciento (10%) para personas naturales no declarantes y del once por ciento (11%) para persona jurídica y personas naturales declarantes cuyos pagos sean superiores s $63.660.000 en el años, del respectivo pago o abono en cuenta, para cualquier cuantía. 

FECHA CÓDIGO CUENTA DEBITO CRÉDITO
  5105111005236505 Gastos de personalBancosRetención en la fuente por pagar 2.530.000  2.514.82015.180

 Servicios asociados S.A. pago $1.230.000 en concepto de honorarios a una   firma local de abogados.

 El registro contable del retenedor será el siguiente: 

FECHA CÓDIGO CUENTA DEBITO CRÉDITO
  5105111005236515 Gastos honorariosBancosRetención en la fuente por pagar 1.230.000  1.107.000123.000

 El registro contable del retenido será el siguiente: 

FECHA CÓDIGO CUENTA DEBITO CRÉDITO
  110505135515415550 CajaAnticipos fiscalesIngresos por servicios 1.107.000123.000  1.230.000

 B.     Retención en la fuente por servicios: los pagos o abonos en cuenta por concepto de servicios tienen establecida una retención en la fuente por el cuatro por ciento (4%) para personas naturales y jurídicas declarantes y del seis por ciento (6%) para no declarantes, sobre cuantías superiores a $74.000.

 La compañía Estrella Ltda., $1.350.000 en concepto de servicio de aseo y mantenimiento de maquinaria, a una persona natural no declarante.

 El registro contable del retenedor será el siguiente: 

FECHA CÓDIGO CUENTA DEBITO CRÉDITO
  5145111005236525 Gastos mantenimientoBancosRetención en la fuente por pagar 1.350.000  1.269.00081.000

 El registro contable del retenido será el siguiente: 

FECHA CÓDIGO CUENTA DEBITO CRÉDITO
  1105051355154155 CajaAnticipos fiscalesIngresos por servicios de mantenimiento 1.269.00081.000  1.350.000

 C.     Retención en la fuente por comisiones: los pagos o abonos en cuenta por concepto de comisiones están sometidos a retención en la fuente. Tienen una tarifa general de diez por ciento (10%) para personas naturales declarantes no declarantes y del once por ciento (11%) para personas jurídicas y naturales declarantes, sobre el valor total de la operación. 

Comisión es la retribución que se hace a quien realiza un negocio o un encargo por cuenta ajena, pero sin vínculo laboral, con la promesa de pagarle un valor fijo o un porcentaje en la transacción.

 EJEMPLO: La compañía X pago por comisiones del retenedor será el siguiente: 

FECHA CÓDIGO CUENTA DEBITO CRÉDITO
  529505111005236520 Gastos de ventas – comisionesBancosRetención en la fuente por pagar 650.000  585.00065.000

 El registro contable del retenido será el siguiente: 

FECHA CÓDIGO CUENTA DEBITO CRÉDITO
  1105051355154225 CajaAnticipos fiscalesIngresos por comisiones 585.00065.000  650.000

 D.      Retención en la fuente por servicios temporales y servicios de vigilancia y aseo: tratándose de pagos o abonos en cuenta por concepto de servicios temporales la tarifa es del dos por ciento (2%) y por servicios de vigilancia y aseo, el porcentaje de retenciones es del tres por ciento (3%) sobre pagos mayores a $74.000.

 EJEMPLO: Calzado 2000 Ltda. Pago $700.000 por servicios de limpieza y mantenimiento de oficinas.

 El registro contable del retenedor será el siguiente:

FECHA CÓDIGO CUENTA DEBITO CRÉDITO
  5145111005236525 Gastos de aseo y mantenimientoBancosRetención en la fuente por pagar 700.000  679.00021.000

 El registro contable del retenido será el siguiente: 

FECHA CÓDIGO CUENTA DEBITO CRÉDITO
  1105051355154155 cajaAnticipos fiscalesIngresos por servicios de aseo y mantenimiento 679.00021.000  700.000

 E.     Retención en la fuente en servicios de transporte de carga: en relación con el servicio de transporte de carga, los pagos o abonos en cuenta tienen una retención del uno por ciento (1%) sobre pagos superiores a $74.000.

 EJEMPLO: calzado 2000 Ltda. Paga servicios de carga por $480.000

El registro contable del retenedor será el siguiente: 

FECHA CÓDIGO CUENTA DEBITO CRÉDITO
  513550111005236525 Gastos transporte, fletes y acarreosBancosRetención en la fuente por pagar 480.000  475.2004.800

 El registro contable del retenido será el siguiente: 

FECHA CÓDIGO CUENTA DEBITO CRÉDITO
  1105051355154155 cajaAnticipos fiscalesIngresos por transportes, fletes y acarreo 475.000    4.800  480.000

 F.      Retención en la fuente por rendimientos financieros: para los pagos o abonos en cuenta que realicen las personas juritas, las sociedades de hecho y las personas naturales en concepto de rendimientos financieros, como intereses, beneficios, ganancias, descuentos o diferencias entre el valor invertido y aportado, la tarifa general de retención es del siete por ciento (7%) sobre el valor pagado o abono en cuenta o lo que es lo mismo , el 10% por el 70% del valor bruto del pago o abono en cuenta.

 EJEMPLO: Calzado 2000 Ltda. Pago $1.250.000 en concepto de interés sobre préstamo.

 El registro contable del retenedor será el siguiente: 

FECHA CÓDIGO CUENTA DEBITO CRÉDITO
  5145111005236525 Gastos financierosBancosRetención en la fuente por pagar 1.250.000  1.162.50087.500

 El registro contable del retenido será el siguiente: 

FECHA CÓDIGO CUENTA DEBITO CRÉDITO
  1105051355154210 cajaAnticipos fiscalesIngresos financieros 1.162.50087.500  1.250.000

 G.     Retención en la fuente por compras, arrendamiento de inmuebles y servicios de transporte de pasajeros: para efectos de retención en la fuente, estos se consideran susceptibles de incluirse bajo la denominación de ingresos tributarios.

 La retención en la fuente del tres y medio por ciento (3.5%) se hace sobre el valor de los pagos o abonos en cuentas susceptibles de constituir ingresos tributarios.

 Respecto a los pagos o abonos en cuenta por concepto de arrendamiento de    bienes muebles, la retención en la fuente es del cuatro por ciento (4%).

 EJEMPLO: Calzado 2000 Ltda. Por valor de $1.200.000 acredito más IVA 16%

 El registro contable del retenedor será el siguiente: 

FECHA CÓDIGO CUENTA DEBITO CRÉDITO
  14350124082205

236540

InventariosIVA por pagarProveedores

Retención en la fuente por pagar

1.200.000192.000  1.350.00042.000

 El registro contable del retenido será el siguiente: 

FECHA CÓDIGO CUENTA DEBITO CRÉDITO
  1305051355154135

2408

ClientesAnticipos fiscalesVentas

IVA por pagar

1.350.00042.000  1.200.000192.000

 Cuando se anulen, rescindan o deshagan operaciones que hayan sido sometidas a retención en la fuente, por impuestos sobre la renta o complementarios, el agente retenedor podrá descontar las sumas que hubiera retenido por tales operaciones.

 EJEMPLO: Calzado 200 Ltda. Devuelve $400.000 en mercancías defectuosas.

 El registro contable del retenedor será el siguiente: 

FECHA CÓDIGO CUENTA DEBITO CRÉDITO
  220523651435

2408

ProveedoresRetención en la fuente por pagarInventarios

IVA por pagar

450.00014.000  400.00064.000

 El registro contable del retenido será el siguiente:                                                                         

FECHA CÓDIGO CUENTA DEBITO CRÉDITO
  41752408130505

135515

Devolución de ventasIVA por pagarClientes

Anticipos fiscales

400.00064.000  450.00014.000

 AUTORRETENEDORES

 Cuando la persona jurídica beneficiaria del pago o abono  en cuenta tiene un gran número de retenedores, podrá solicitar a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales autorización para autoretenerse en concepto de ventas, honorarios, comisiones, servicios, etcétera, es decir, para practicarse su propia retención en la fuente.

 EJEMPLO: Calzado 200 Ltda. Vende mercancías por valor de $1.000.000 mas IVA del 16%. El vendedor es autoretenedor.

 El registro contable del retenedor será el siguiente:

FECHA CÓDIGO CUENTA DEBITO CRÉDITO
  130505135454135

2408

2365

Clientes Anticipos fiscalesventas

IVA por pagar

Retención en la fuente por pagar

1.160.00035.000  1.000.000160.000

35.000

 Ingresos laborales: por pagos originados en la relación laboral o legal y reglamentaria, en conceptos como sueldos, horas extra, recargos nocturnos, recargo dominical,  participación de utilidades, porcentajes sobre ventas, sobresueldos, comisiones, bonificaciones ocasionales y extralegales, salario integral, prima legal se servicios para el sector publico o prima de navidad para el sector publico o prima de navidad para el sector publico y reembolsos de gastos. 

 Base sometida a la retención: 75% del valor pagado, y se calcula de forma independiente, según tabla.

Existen dos procedimientos para calcular la retención sobre este concepto. Ver el estatuto tributario.

EJEMPLO: el señor Juan Carlos Morales recibe un salario por $1.950.000 más comisiones en ventas, por valor de $580.000, para un total de $2.530.000.

 Base de la liquidación retención= $2.530.000 * 0.75 = $1.897.500.

 Anualmente el gobierno expide una tabla con el valor de la liquidación; a esta persona se le aplica el porcentaje de retención y se obtiene el valor correspondiente ala retención.

 En este caso, para la retención en la fuente en 2005 de $1.897.500 le corresponde: el rango entre $1.897.500 * 0.80 = $15.180

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